Structurer une entreprise e-commerce multisite avec Notion
Contexte
ShopZone, c’est le projet ambitieux de deux jeunes entrepreneurs qui ont lancé trois sites e-commerce en dropshipping. Leur objectif ? Passer d’une gestion artisanale à une organisation professionnelle, rentable et orientée satisfaction client.
Mais avec une équipe qui grandit, les défis s’accumulent :
- perte de temps,
- informations dispersées,
- manque de visibilité sur les opérations.
C’est à ce moment-là que Chris, l’un des fondateurs, fait appel à l’Agence Carrée pour structurer durablement leur organisation.
Les objectifs de Chris
- Centraliser la gestion des 3 sites dans un espace unique.
- Gagner du temps grâce à des automatisations intelligentes.
- Mettre en place un espace collaboratif simple et efficace.
- Garder une vision claire des projets et piloter son équipe à distance.
- Sortir de l’organisation “bricolée” pour construire un système pérenne.
« Je suis perdu dans mon organisation, tout semble dispersé.
Je veux que mon équipe soit autonome, sans devoir micro-manager.
Et surtout, je veux arrêter de perdre du temps sur les mêmes tâches. »
Notre solution : un accompagnement en 4 phases
Phase 1 : Comprendre le fonctionnement de l’équipe
Objectif : Identifier les points de blocage et les leviers d’amélioration.
Nous avons commencé par un audit complet :
- Diagnostic des outils en place et des process existants.
- Recueil des besoins des dirigeants et des collaborateurs.
- Analyse des zones critiques : redondances, lenteurs, frustrations.
- Cartographie du fonctionnement global : tâches, équipes, interactions.
Résultat : une vision claire de l’organisation actuelle pour concevoir un espace pertinent et sur mesure.
Phase 2 : Prototyper un espace de travail efficace
Objectif : Créer une maquette validée, adaptée aux besoins métiers.
Nous avons conçu une maquette interactive dans Notion :
- Un dashboard central donnant accès aux données clés (KPI, projets, documents).
- Des espaces dédiés : gestion générale, produit, marketing, SAV, idées.
- Des pages personnalisées par collaborateur.
- Des zones collaboratives pour les partenaires externes (agences, fournisseurs).
Chaque élément du prototype est lié à une problématique identifiée dans l’audit initial.
Résultat : une maquette validée par le client, simple, claire, et opérationnelle.
Phase 3 : Construire un espace de travail sur mesure
Objectif : Mettre en place une structure robuste, automatisée et prête à l’emploi.
Nous avons :
- Créé toutes les pages et bases de données nécessaires par département.
- Intégré des automatisations : rappels, notifications, calculs, suivi automatique.
- Mis en place un tableau de bord dynamique avec les KPI en temps réel.
- Créé des espaces collaboratifs pour la gestion des relations fournisseurs.
- Assuré la migration fluide des données vers le nouvel environnement.
Les espaces ajoutés :
- Espace général : tâches, réunions, pages personnelles, OKRs
- Équipe produit : tâches, réunions et OKRs de l’équipe, espace d’échange avec le fournisseur (sourcing produit et gestion de qualité) et l’équipe SAV, espace d’échange exclusif avec l’équipe SAV.
- Équipe SAV : tâches, réunions et OKRs de l’équipe, espace d’échange avec le fournisseur (transmission des plaintes des clients) et espace d’échange avec l’équipe Produit.
- Espace marketing : tâches, réunions et OKRs de l’équipe, gestion des réseaux sociaux, gestion des ads, rapport des ads en temps réel.
- Idées et challenges : Espace dédié aux idées de l’équipe et challenges retrouvés. Cette base de données est reliée aux réunions hebdomadaires, pour que l’équipe puisse discuter des nouvelles idées proposées et challenges à surmonter.
Résultat : un espace centralisé, structuré et automatisé, adapté à l’équipe en place.
Phase 4 : Accompagner l’adoption par l’équipe
Objectif : Faciliter l’appropriation du workspace et assurer son bon usage au quotidien.
Nous avons accompagné l’équipe avec :
- Une gestion fine des permissions selon les rôles de chacun.
- Des tutoriels vidéo simples pour chaque page clé.
- Des formations en direct pour garantir une prise en main rapide.
- Un suivi du changement pour ajuster selon les retours utilisateurs.
Résultat : une équipe formée, autonome, et alignée sur les nouveaux outils de pilotage.
Impact global
En quelques semaines, ShopZone est passé :
- d’une organisation éclatée à un espace centralisé et lisible,
- d’une gestion manuelle à une automatisation des tâches récurrentes,
- d’une équipe dispersée à une collaboration fluide et efficace.
Résultat final :
Un système robuste, simple et évolutif qui soutient la croissance de ShopZone, tout en offrant une expérience de travail sereine et productive pour toute l’équipe.
