Structurer une entreprise e-commerce multisite avec Notion

Contexte

ShopZone, c’est le projet ambitieux de deux jeunes entrepreneurs qui ont lancé trois sites e-commerce en dropshipping. Leur objectif ? Passer d’une gestion artisanale à une organisation professionnelle, rentable et orientée satisfaction client.

Mais avec une équipe qui grandit, les défis s’accumulent :

• perte de temps,
• informations dispersées,
• manque de visibilité sur les opérations.

C’est à ce moment-là que Chris, l’un des fondateurs, fait appel à l’Agence Carrée pour structurer durablement leur organisation.

Les objectifs de Chris

• Centraliser la gestion des 3 sites dans un espace unique.
• Gagner du temps grâce à des automatisations intelligentes.
• Mettre en place un espace collaboratif simple et efficace.
• Garder une vision claire des projets et piloter son équipe à distance.
• Sortir de l’organisation “bricolée” pour construire un système pérenne.

« Je suis perdu dans mon organisation, tout semble dispersé.
Je veux que mon équipe soit autonome, sans devoir micro-manager.
Et surtout, je veux arrêter de perdre du temps sur les mêmes tâches. »

Notre solution : un accompagnement en 4 phases

Phase 1 : Comprendre le fonctionnement de l’équipe

Objectif : Identifier les points de blocage et les leviers d’amélioration.

Nous avons commencé par un audit complet :

• Diagnostic des outils en place et des process existants.
• Recueil des besoins des dirigeants et des collaborateurs.
• Analyse des zones critiques : redondances, lenteurs, frustrations.
• Cartographie du fonctionnement global : tâches, équipes, interactions.

Résultat : une vision claire de l’organisation actuelle pour concevoir un espace pertinent et sur mesure.

Phase 2 : Prototyper un espace de travail efficace

Objectif : Créer une maquette validée, adaptée aux besoins métiers.

Nous avons conçu une maquette interactive dans Notion :

• Un dashboard central donnant accès aux données clés (KPI, projets, documents).
• Des espaces dédiés : gestion générale, produit, marketing, SAV, idées.
• Des pages personnalisées par collaborateur.
• Des zones collaboratives pour les partenaires externes (agences, fournisseurs).

Chaque élément du prototype est lié à une problématique identifiée dans l’audit initial.

Résultat : une maquette validée par le client, simple, claire, et opérationnelle.

Phase 3 : Construire un espace de travail sur mesure

Objectif : Mettre en place une structure robuste, automatisée et prête à l’emploi.

Nous avons :

• Créé toutes les pages et bases de données nécessaires par département.
• Intégré des automatisations : rappels, notifications, calculs, suivi automatique.
• Mis en place un tableau de bord dynamique avec les KPI en temps réel.
• Créé des espaces collaboratifs pour la gestion des relations fournisseurs.
• Assuré la migration fluide des données vers le nouvel environnement.

Les espaces ajoutés :

• Espace général : tâches, réunions, pages personnelles, OKRs
• Équipe produit : tâches, réunions et OKRs de l’équipe, espace d’échange avec le fournisseur (sourcing produit et gestion de qualité) et l’équipe SAV, espace d’échange exclusif avec l’équipe SAV.
• Équipe SAV : tâches, réunions et OKRs de l’équipe, espace d’échange avec le fournisseur (transmission des plaintes des clients) et espace d’échange avec l’équipe Produit.
• Espace marketing : tâches, réunions et OKRs de l’équipe, gestion des réseaux sociaux, gestion des ads, rapport des ads en temps réel.
• Idées et challenges : Espace dédié aux idées de l’équipe et challenges retrouvés. Cette base de données est reliée aux réunions hebdomadaires, pour que l’équipe puisse discuter des nouvelles idées proposées et challenges à surmonter.

Résultat : un espace centralisé, structuré et automatisé, adapté à l’équipe en place.

Phase 4 : Accompagner l’adoption par l’équipe

Objectif : Faciliter l’appropriation du workspace et assurer son bon usage au quotidien.

Nous avons accompagné l’équipe avec :

• Une gestion fine des permissions selon les rôles de chacun.
• Des tutoriels vidéo simples pour chaque page clé.
• Des formations en direct pour garantir une prise en main rapide.
• Un suivi du changement pour ajuster selon les retours utilisateurs.

Résultat : une équipe formée, autonome, et alignée sur les nouveaux outils de pilotage.

Impact global

En quelques semaines, ShopZone est passé :

• d’une organisation éclatée à un espace centralisé et lisible,
• d’une gestion manuelle à une automatisation des tâches récurrentes,
• d’une équipe dispersée à une collaboration fluide et efficace.

Résultat final :
Un système robuste, simple et évolutif qui soutient la croissance de ShopZone, tout en offrant une expérience de travail sereine et productive pour toute l’équipe.