Pour les équipes hybrides qui jonglent entre création et coordination, structurer son agenda devient une nécessité. Inspirée d’une méthode popularisée par Leila Hormozi, cette approche permet de mieux gérer les temps de production et de réunion grâce à un système simple et rigoureux, entièrement transposable dans Notion et Notion Calendar.
Comprendre les trois types de collaborateurs
Avant d’organiser le travail, il est essentiel de comprendre les profils qui composent l’équipe :
- Les managers : concentrés sur les réunions, la coordination et la résolution de problèmes.
- Les créateurs : leur performance dépend de leur capacité à produire sans interruption.
- Les profils hybrides : partagés entre exécution opérationnelle et gestion d’équipe.
La planification doit respecter les besoins spécifiques de chaque profil pour être efficace.
Les principes fondamentaux de la méthode
- Définir des créneaux fixes pour les réunions internes
Ces horaires doivent être établis à l’avance, communiqués à tous, et respectés. Toute réunion proposée hors créneau peut légitimement être refusée. - Communiquer clairement les créneaux
Chaque membre de l’équipe doit savoir quels sont les moments réservés à la production et ceux réservés aux réunions. - Planifier les réunions en fin de journée
En plaçant les réunions dans les derniers créneaux disponibles, on garantit que les heures les plus productives restent dédiées à la création. - Instaurer des journées thématiques « manager »
Ce sont des journées regroupant l’ensemble des réunions, pour éviter la dispersion et protéger les autres journées. - Instaurer des journées « créateur »
Journées sans réunions, réservées à la production individuelle.
Structuration dans Notion
Deux bases de données à créer
- Base “Réunions” : avec les propriétés suivantes : participants, date, type de réunion.
- Base “Tâches” : avec échéance, time blocking (créneau de réalisation) et responsable.
Il est important de distinguer l’échéance (date de rendu) du time blocking (moment réservé à l’exécution).
Configuration des vues pour Notion Calendar
- Ajouter une vue calendrier ou chronologie pour chaque base.
- Dans la base des tâches, configurer l’affichage par time blocking plutôt que par échéance, afin de visualiser uniquement les tâches réellement planifiées dans la journée.
Utiliser Notion Calendar efficacement
Une fois les bases configurées :
- Notion Calendar permet de connecter plusieurs bases de données, tout comme plusieurs calendriers liés à des comptes e-mail.
- Il est possible de masquer ou afficher certaines vues en un clic.
- On peut ajouter des réunions ou tâches directement dans l’interface de Notion Calendar, tout en gardant les données liées dans Notion.
Résultat attendu
Cette méthode permet de :
- Clarifier les temps de production et de coordination,
- Offrir une vision partagée et cohérente du planning,
- Protéger les temps de concentration des créateurs,
- Faciliter la collaboration sans interrompre le travail en profondeur.
Conclusion
En appliquant une structuration claire du temps, et en s’appuyant sur des outils adaptés comme Notion et Notion Calendar, il devient possible de concilier gestion d’équipe, exécution opérationnelle et productivité individuelle. Cette méthode est simple à mettre en place, et apporte un cadre qui profite à toute l’organisation.
