Créer un espace de travail qui rend la performance intuitive

Contexte

Kibers est une équipe growth externalisée sur-mesure, 100 % orientée résultats. Leur mission : accompagner les marques dans leur croissance à travers un framework original — CPC : Créativité, Performance, Clairvoyance.

En tant qu’agence pilotée par la performance, leur exigence était claire : un espace de travail qui soutient la productivité de l’équipe, leur donne une vision globale à tout moment, et facilite la coopération à distance.

Les besoins identifiés

• Recevoir l’information sans avoir à la chercher.
• Centraliser la gestion des projets pour l’équipe.
• Superviser le travail à distance avec des indicateurs clairs.
• Disposer d’un espace stimulant, intuitif, et réellement utile.
• Avoir des espaces personnels où chacun retrouve toutes les informations dont ils ont besoin.

“Je n’ai pas le contrôle total sur mon activité. Je veux un système automatisé, clair, qui m’apporte les bonnes infos au bon moment.”

Notre accompagnement en 4 phases

Phase 1 — Compréhension des enjeux

Nous avons ouvert la mission avec plusieurs sessions stratégiques :

• Une première réunion avec les fondateurs, Arthur et Victor, pour identifier les blocages actuels et clarifier leur vision de l’espace de travail idéal.
• Un échange dédié avec l’équipe pour comprendre leurs méthodes de travail, leurs attentes et les obstacles rencontrés dans l’outil actuel.

Objectif : dégager les vrais irritants du quotidien, et poser les fondations d’un espace aligné avec leur culture de la performance.

Phase 2 — Prototypage de l’espace de travail

Nous avons conçu une maquette Notion fidèle aux besoins exprimés :

• Pages structurées autour des projets et des rôles.
• Dashboards par profil, avec accès rapide aux tâches et indicateurs.
• Catégorisation claire et navigation fluide.
• Révision collective de la maquette avec toute l’équipe pour intégrer les retours.

Cette étape de co-construction a été essentielle pour assurer l’adoption finale.

Phase 3 — Construction d’un système sur mesure

Nous avons ensuite développé un espace complet, organisé en quatre zones :

• Un espace d’équipe dédié à la gestion de projets, tâches, priorités, et documents.
• Un espace dirigeant offrant une vision stratégique : KPIs, pipeline, synthèse des projets en cours.
• Des espaces personnels pour chaque collaborateur, configurés selon leurs usages et leurs priorités.
• Des espaces pour la prod, pour fluidifier la communication, centraliser les livrables et améliorer le suivi des clients.

Chaque élément a été pensé pour permettre une utilisation simple, rapide et performante au quotidien en utilisant des bases de données complètes et réliées entre elles.

Phase 4 — Accompagnement à la prise en main

Pour garantir une adoption immédiate :

• Nous avons produit des tutoriels spécifiques pour chaque section de l’espace.
• Les permissions ont été configurées finement selon les rôles et responsabilités.
• Un suivi post-livraison a été réalisé pour ajuster certains éléments selon les retours terrain de l’équipe.

Résultats mesurés

• Réduction de 30 % du temps passé à rechercher des informations, grâce à la structure claire et les pages personnalisées.
• 2 heures gagnées par semaine dans l’analyse de la performance, via des tableaux de bord automatisés.
• Hausse de 40 % de la productivité globale, grâce à une meilleure organisation et une communication interne fluidifiée.
• 50 % de réduction des erreurs de suivi, avec une équipe désormais 100 % alignée sur les objectifs et les échéances.

Retours des fondateurs

Victor Rivière — Co-Fondateur

“On est très satisfaits de tout ce qui a été proposé ! On utilise tous les outils, et l’idée des espaces perso est vraiment très bien.”

Arthur Rivière — Co-Fondateur

“Ce que je préfère dans la réorganisation de mon espace de travail, c’est mon espace personnel. Je n’utilise plus que ça au quotidien, c’est un gain de temps incroyable !”