Structurer une agence de positionnement local pour scaler en autonomie

Contexte

Starboost est une agence spécialisée dans le positionnement local sur Google My Business (GMB). Après un premier accompagnement réussi avec notre équipe pour sa structure e-commerce, le fondateur nous a recontactées pour structurer cette nouvelle entité avec les mêmes objectifs : professionnalisation, automatisation, clarté.

L’enjeu était d’accompagner une croissance rapide sans sacrifier la qualité ni alourdir la charge opérationnelle.

Objectifs

• Professionnaliser l’agence avec un système clair, complet et standardisé.
• Réduire les tâches à faible valeur via l’automatisation.
• Structurer la relation client de l’onboarding à l’offboarding.
• Suivre précisément le temps passé par client et par type de tâche.
• Accélérer l’autonomie des nouveaux collaborateurs grâce à une base de connaissances complète.
• Améliorer la qualité des rapports envoyés aux clients.

Points de douleur

• Perte de temps dans la répétition de tâches manuelles (rapport, facturation, onboarding).
• Informations dispersées, dépendance forte à certains membres pour faire circuler l’information.
• Manque de structure dans le suivi client et la gestion des tâches.
• Difficile de faire monter les nouveaux collaborateurs en compétence sans un cadre bien défini.

Notre solution

Un teamspace Notion dédié à Starboost

Dans l’espace de travail Notion existant du fondateur, nous avons créé un espace réservé à Starboost, accessible uniquement à l’équipe concernée. Cet espace est organisé en plusieurs modules fonctionnels :

1. Espace Général

• Vue d’ensemble des clients actifs.
• Statistiques automatiques par type de tâche : publication, review, reporting, signalement.
• Vue projet par semaine, mois et par client.
• Décompte automatique du temps passé sur chaque tâche via des boutons intégrés (système de tracking).

2. Gestion de projets et de clients

• Regroupement de 71 clients répartis par secteur (restauration, médical, dentaire, etc.) avec suivi du nombre de posts par mois.
• Intégration d’une data viz dynamique pour visualiser la répartition des typologies clients.
• Vue claire sur le temps total passé par client, cumulé par mois et par année.

3. Onboarding, automatisations et communication client

• Automatisation de l’envoi d’un email de bienvenue contenant :
  • Un lien vers une page Notion personnalisée,
  • Un formulaire de récupération des informations nécessaires,
  • Une checklist automatique de tâches à lancer.
• Automatisation de l’e-mail de fin de période de test + d’un e-mail d’offboarding.
• Intégration d’un formulaire mensuel de satisfaction client pour améliorer le service en continu.

4. Système de reporting et facturation

• Pages modèles pour l’envoi mensuel :
  • des rapports de performance,
  • des factures automatisées.
• Standardisation des communications client.

5. Gestion des connaissances (Knowledge Management)

• Structuration complète en 10 chapitres thématiques :
  • Processus de vente, onboarding, SAV, offboarding, gestion client, signalements…
• Ajout de Looms explicatifs et mindmaps pour faciliter la compréhension.
• Mise à jour automatique des dates d’expiration pour s’assurer de la fraîcheur des procédures.
• Création de playbooks clairs pour chaque fonction dans l’équipe.

Optimisation des processus

Pendant l’analyse des processus, nous avons identifié plusieurs zones de friction — notamment un manque de transmission d’informations entre l’équipe commerciale et l’équipe de production.
Nous avons donc intégré un workflow d’onboarding automatique qui transmet les bonnes informations dès la signature client, réduisant les retards et doublons.

Résultats

• +5 heures par semaine économisées grâce à l’automatisation du reporting, des suivis client et de la facturation.
• Zéro oubli dans les parcours client grâce aux automatismes Notion.
• Une équipe 100 % autonome sur le système dès la fin de la passation.
• Vision stratégique claire de l’activité avec un suivi du temps, des projets et des KPIs.
• Amélioration immédiate du suivi client et des délais d’exécution.

Témoignage

« On a fait appel à l’Agence Carrée pour l’optimisation du temps. Dans notre nouvel espace, mon aspect préféré c’est le suivi des besoins et des tâches. L’accompagnement m’a fait découvrir beaucoup de choses utiles dans mon quotidien. La communication est plus fluide et le suivi est plus clair ! »
— Rivah, Account manager chez Starboost