Structurer une organisation e-commerce multisite avec Notion
Contexte
Atlantid, c’est l’alliance stratégique entre un CEO d’agence Web expert WooCommerce et un professionnel de l’e-commerce actif depuis 2016. Ensemble, ils pilotent plus de 50 sites e-commerce, générant plus d’un million d’euros de ventes mensuelles.
Avec cette croissance, un nouveau défi est apparu : faire évoluer leur système d’organisation pour accompagner l’expansion de leur activité sans perdre en efficacité opérationnelle.
Les besoins exprimés
L’équipe d’intégration de produits d’Atlantid voulait gagner du temps lors de leurs intégrations. La grande quantité de sites à gérer compliquait le suivi et ne facilitait pas la vie des manageurs.
Avec le temps, leur système avait multiplié les bases de données, créés à chaque nouveau projet d’intégration, pour chacun des 10 intégrateurs.
Très rapidement, leur espace Notion est devenu un blocage et une perte de temps, plus qu’un système.
Ensemble, nous avons identifié plusieurs points de blocage :
- Un besoin urgent de centralisation pour éviter les doublons, la perte d’information et le besoin de compter la productivité des agents manuellement.
- Une visualisation facile et automatisée de la productivité de l’équipe et du suivi de la qualité de leurs livrables.
- L’intégration d’automatisations pour réduire le temps passé sur des tâches répétitives.
- Une formation adaptée pour assurer l’autonomie de chaque membre de l’équipe sur l’outil.
“Les membres de l’équipe perdent du temps à chercher, les process sont confus, les informations mal réparties… et l’outil censé nous aider est devenu un frein.”
Notre accompagnement en 3 phases
Phase 1 — Diagnostic organisationnel
Avant d’intervenir techniquement, nous avons mené des entretiens approfondis avec les fondateurs et les équipes pour analyser leur fonctionnement quotidien, les habitudes, les outils existants et les zones de friction.
Objectif : identifier précisément ce qui freine la productivité, créer une cartographie des besoins et poser les bases d’un nouvel espace structuré et évolutif.
Phase 2 — Conception d’un espace optimisé
Nous avons ensuite conçu un espace de travail Notion structuré autour de quatre piliers :
- Un tableau de bord personnalisé avec un accès en temps réel aux KPIs critiques.
- Une réorganisation complète des bases de données pour faciliter le suivi des intégrations et des recettages.
- La révision et réorganisation des playbooks internes à l’aide de la fonctionnalité Wiki de Notion, pour garder à jour leur documentation.
- La migration des données existantes pour garantir la continuité opérationnelle.
Phase 3 — Automatisation et adoption
L’objectif de cette dernière phase : rendre l’outil opérationnel dès le premier jour et garantir son adoption durable.
- Nous avons intégré des automatisations intelligentes pour fluidifier les processus (notifications, rappels, génération de rapports, etc.).
- Nous avons formé l’ensemble de l’équipe à l’utilisation de l’espace pour leur permettre de travailler efficacement et en autonomie.
- Nous avons ajusté l’espace selon les retours utilisateurs durant la première semaine pour maximiser la fluidité d’utilisation.
Résultats mesurés
Avant l’implémentation
- 20 % du temps hebdomadaire était perdu à chercher des informations dispersées.
- 10 échanges en moyenne par tâche pour obtenir des clarifications.
- 40 % des données clés non suivies ou obsolètes.
Après l’implémentation
- Réduction de 35 % du temps de réunion.
- Suivi des KPIs 100 % accessible en un clic via le tableau de bord.
- Diminution de 50 % des tâches répétitives.
- Hausse de 20 % de l’efficacité des équipes (meilleure gestion des deadlines, moins d’allers-retours).
- Migration complète des données, sans perte ni interruption d’activité.
Conséquences à long terme
- +30 % de rapidité dans la prise de décision.
- Réduction de 25 % des erreurs de suivi.
- Adoption immédiate de l’espace, avec une équipe opérationnelle dès la première semaine.
Témoignages
Enzo Honorée — Entrepreneur, fondateur de 87 sites e-commerce
“L’Agence Carrée nous a permis de gagner un temps incroyable grâce à l’optimisation du suivi de nos salariés directement sur Notion. Elles ont mis en place des systèmes efficaces et formé nos équipes pour améliorer la productivité et les conditions de travail au quotidien. En tant que manager, que demander de plus ? Je recommande.”
Stephanie Pihaatae — Responsable produit chez Atlantid
“Merci encore pour ce réaménagement. Mon travail est fluide, la vision de nos objectifs est claire. Les espaces sont beaucoup plus structurés, mieux rangés, ce qui nous permet de gagner en rapidité sans nous perdre. Vous avez vraiment mis de l’ordre.”
