De 4 boutiques à un système d’exploitation e-commerce performant

Contexte

Notre client est un e-commerçant dans le dropshipping, à la tête de quatre boutiques en ligne, épaulé par une équipe de cinq personnes.
Avec une activité en pleine croissance et de nouveaux sites qui s’ajoutent, il se retrouve confronté à un défi clé : structurer son organisation pour gagner en efficacité et passer à l’échelle.

Objectifs exprimés

Trois priorités ressortent clairement lors de nos premiers échanges :

• Structurer les processus internes pour fluidifier le travail de chacun et mieux déléguer pour que personne ne soit perdu.
• Centraliser les données et les outils pour avoir une vue d’ensemble claire et un suivi facile du business.
• Scalabilité : créer un environnement qui lui permette d’accueillir de nouvelles recrues et de nouveaux sites sans désorganiser l’existant.

Les points de douleur identifiés

Comme de nombreux e-commerçants en phase de croissance, il faisait face à :

• Un manque de contrôle global sur l’activité et les performances. L’équipe n’a pas une visibilité sur sa productivité ou la charge de travail à être distribuée.
• Des outils dispersés (WhatsApp, Google Docs, Excel, Meta Ads…) entraînant une perte de temps et d’information.
• Une surcharge mentale causée par l’impossibilité de suivre précisément les tâches et le travail de son équipe.
• Une équipe à distance qui manquait de cohésion et d’autonomie, en partie à cause de l’absence de process clairs et d’un système fluide.
• Une gestion de données manuelle, sans tableau de bord centralisé ni indicateurs clairs.

Résultat : une frustration continue, le sentiment de ne pas avoir une entreprise professionnelle à la hauteur de ses ambitions et une perte de productivité qui ralentissait ses projets de croissance.

Notre solution

Un espace de travail construit sur mesure

Nous avons conçu sur Notion un système d’organisation 100 % personnalisé :

• Un espace structuré selon sa manière de réfléchir et de manager, avec des pages adaptées à chaque domaine de son activité (produits, marketing, SAV, etc.).
• Des playbooks opérationnels (e-commerce, produit, marketing, SAV) pour former les nouvelles recrues sans perte de temps.
• Un suivi des tâches par collaborateur, avec une vision projet et une vision individuelle, pour favoriser la clarté et l’autonomie.
• Des objectifs clairs et mesurables, directement liés aux projets et aux actions menées.

L’automatisation des tâches répétitives

Pour alléger sa charge mentale et son temps de gestion, nous avons automatisé :

• L’intégration de produits depuis la base de données de sourcing.
• La publication de posts sur les réseaux sociaux.
• Les rappels, statuts et suivis des tâches.
• Les rapports de productivité de l’équipe.

Résultats obtenus

• +4 heures gagnées par semaine grâce à l’automatisation des tâches et la centralisation de l’information.
• -40 % d’erreurs opérationnelles grâce à des process clairs et des outils de pilotage simples.
• Une équipe plus autonome, mieux coordonnée, et prête à accueillir de nouveaux membres sans perte de performance.
• Une vision stratégique instantanée sur toute l’activité, pour prendre des décisions plus vite et mieux.

Témoignage

Ferhat Ounis — CEO de EcomSEO

“J’ai fait appel à l’Agence Carrée pour structurer mon agence et automatiser un max de tâches pour éviter de perdre du temps et améliorer la qualité de nos interactions du travail et avoir un suivi global du business.
Franchement, c’est top !!
Je ne suis plus stressé par le taff à faire, je peux tout gérer sur un tableau de bord.”