Passer de 15 à 30 campagnes/an sans doubler l’équipe : un système unique pour relier vente → production → reporting (et éliminer les pertes d’info).

Contexte

Podpass est une agence média basée à Montréal, spécialisée dans la publicité podcast (notamment le host-reading). L’ambition est claire : doubler le volume annuel de campagnes (environ 15 → 30) et accompagner une hausse forte des budgets moyens, sans transformer l’équipe en machine administrative.

L’équipe est structurée autour de 4 rôles clés :

• Stéphane : développement commercial
• Andréane : stratégie & production de campagnes
• Marianne : coordination marketing / campagnes
• Carole : support commercial

Et comme souvent dans une boîte qui grandit vite, le problème n’est pas “la motivation” ou “la qualité”. C’est le système.

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Le vrai problème : l’information était dispersée

Avant le projet, Podpass fonctionnait avec une combinaison d’outils qui marchaient… jusqu’à un certain volume :

• Monday (CRM), Google Drive/Sheets, Airtable, e‑mails, documents Canva, etc.

Ce qui coinçait, ce n’était pas le talent, ni leur niveau d’organisation. C’était la fiabilité.

Symptôme n°1 : trop de suivi manuel

L’équipe passait une partie importante de son temps à vérifier manuellement que tout est conforme : sorties d’épisodes, exactitude des descriptions, briefs, contrats, etc.

Symptôme n°2 : transmission fragile entre la vente et la production

La transmission des informations données par les clients à l’équipe campagnes étais en risque.

Et c’est exactement le genre de fragilité qui, à 30 campagnes/an, peut se transformer en :

• retards,
• oublis,
• stress,
• et expérience client incohérente.

Symptôme n°3 : besoin de pilotage… sans complexifier

L’équipe avait des modèles Google Sheets qui fonctionnaient “pas trop mal”, mais avec une limite claire : ce n’est pas optimal en temps, et ça n’apporte pas la centralisation/automatisation nécessaire pour scaler.

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Objectifs

Le cap du projet était de structurer sans rigidifier : garder la personnalisation commerciale (qui fait partie de l’ADN), tout en rendant l’exécution plus fiable et plus rapide.

Objectifs opérationnels :

1. Relier le commercial à l’exécution (et l’exécution au reporting) dans un seul espace.
2. Centraliser : leads, clients, campagnes, podcasts partenaires, documents, échéances.
3. Standardiser ce qui se répète (contrats, briefs, checklists, étapes de campagne).
4. Automatiser rappels & suivis (clients, podcasteurs, interne).
5. Rendre la performance visible : dashboard interne + dashboard client.

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Notre approche : relier vente → production → reporting

On a construit le projet autour d’un principe simple : si la transmission est fragile, tout est fragile.

Donc, au lieu d’empiler des outils, on a créé une colonne vertébrale.

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Ce qu’on a mis en place (concret)

1) Ateliers & cartographie des process réels

On est parti des process réels (pas des process “idéaux”) :

• Atelier 1 : vision, valeurs, organisation, irritants, objectifs de croissance.
• Atelier 2 : cycle commercial (veille, qualification, relances, transfert, kick‑off).
• Atelier 3 : production de campagne (du kick‑off à la facturation + collecte stats).

Cette phase a permis de mettre au clair :

• les zones floues,
• les étapes critiques,
• et les moments où “ça casse” (ou où ça dépend de la mémoire).

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2) Standardisation “juste ce qu’il faut” (sans tuer le sur‑mesure)

L’idée n’était pas de transformer Podpass en usine. L’idée était de standardiser :

• les étapes (ce qui doit arriver),
• les points de contrôle (ce qui doit être vérifié),
• les templates (ce qui est recréé 100 fois).

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3) Un espace centralisé (source unique de vérité)

On a conçu une maquette d’espace Podpass avec des “briques” lisibles, reliées entre elles :

• CRM
• Campagnes
• Podcasts partenaires
• Playbooks / SOP
• Admin / Finance
• RH (onboarding/offboarding)

Le but : que l’équipe puisse retrouver l’info sans fouiller dans les messages et sans reconstruire l’historique.

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4) Automatisations & rappels (pour enlever le “manuel”)

L’objectif : que Podpass n’ait plus à “se rappeler de se rappeler”.

Côté besoins exprimés :

• rappels sur mises en ligne + checklist de validation
• emails automatiques côté client quand une intégration sort

On a donc priorisé :

• les rappels,
• les checklists,
• les suivis internes,
• et les éléments de transparence côté client (dashboard).

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Résultats

D’après l’étude de cas LAC, le projet a permis :

• Une source unique de vérité qui relie vente → production → reporting (moins de dispersion, moins de pertes d’info).
• Un suivi de campagne plus fiable grâce à des étapes standardisées, des checklists, et des rappels automatisés.
• Scalabilité sans surcharge : process plus légers pour l’équipe créative + expérience client plus claire (suivi, transparence, livrables).

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