Structurer la gestion de projet et améliorer l’expérience client grâce à Notion

Contexte

Ourama est une agence web spécialisée dans la création de sites internet pour les professions libérales : avocats, notaires, experts-comptables, etc.
En pleine croissance, l’équipe a identifié un besoin de structuration interne pour gagner en efficacité, tout en améliorant la communication avec ses clients.

Les besoins identifiés

• Centraliser les informations, documents et projets dans un seul espace.
• Organiser la gestion des tâches internes avec des statuts, des échéances, des flux et des rappels automatiques.
• Mettre en place un portail client simple, accessible et autonome.
• Éliminer les tâches répétitives pour se concentrer sur la valeur ajoutée.

“On avait besoin de fluidifier nos process internes, mais aussi de réduire les allers-retours avec nos clients sans compromettre la qualité de suivi.”

Notre accompagnement en 4 phases

Phase 1 — Compréhension des besoins

Nous avons commencé par une série d’échanges avec Louis, fondateur d’Ourama, et son équipe.
L’objectif : identifier les points de friction dans la gestion interne et les attentes côté client en matière de suivi.

Nous avons analysé :

• Les méthodes de gestion de tâches actuelles.
• Le manque de visibilité sur les projets, sources d’erreurs ou de retards.
• Le besoin d’autonomie des clients dans le suivi des livrables.

Phase 2 — Prototypage de l’espace

Nous avons conçu un prototype de l’espace de travail en lien direct avec les besoins exprimés :

• Une structure claire pour la gestion des projets : statuts, priorités, échéances visibles en un coup d’œil.
• Un portail client accessible, permettant de consulter l’avancement des projets, poser des questions, et accéder aux livrables.
• Une organisation des informations simplifiée, testée et validée avec l’équipe.
• Une automatisation pour créer les flux de travail et déléguer des tâches automatiquement dès qu’un nouveau client est onboardé.

Phase 3 — Construction de l’espace sur mesure

Sur la base du prototype validé, nous avons :

• Construit des bases de données robustes pour les projets, tâches, documents, suivis.
• Développé un portail client autonome avec accès personnalisé, commentaires et transparence sur les étapes.
• Intégré des automatisations pour gagner du temps : rappels, statuts automatiques, responsables, suivi des deadlines.
• Migré toutes les données existantes vers Notion pour assurer une continuité fluide.

Phase 4 — Accompagnement à l’adoption

Pour garantir une bonne appropriation :

• Des tutoriels ont été créés pour chaque partie de l’espace.
• Les permissions ont été paramétrées selon les rôles (direction, équipe, clients).
• Un suivi post-livraison a permis d’ajuster certains éléments selon les retours de l’équipe et des clients.

Résultats mesurés

• 30 % de temps gagné dans la gestion quotidienne des projets.
• +20 % de productivité sur les cycles de livraison.
• Amélioration significative de la satisfaction client : moins de mails, meilleure autonomie, visibilité renforcée.

Témoignage

Louis Gaillot — CEO de Ourama

“Damares & Nathanaëlle nous ont accompagnés dans un projet d’espace utilisateur pour nos clients afin de fluidifier nos échanges. Hyper efficace, tout automatisé… Bref, je recommande mille fois ces pros de Notion !”