Passer d’une organisation “au fil de l’eau” à un système Notion centralisé, duplicable et pilotable.

Contexte

Dvlptacom est une agence créative / social branding pilotée par 3 associées, avec des pôles distincts (commercial & admin, branding & direction créa, photo/vidéo & social media).

En 2025, l’agence grandit vite : l’équipe s’étoffe (alternants en poste + plusieurs arrivées prévues à la rentrée). Et comme souvent, la croissance met en lumière un point dur : l’organisation tient “tant qu’on est peu”, puis devient une source de stress, d’oublis et de perte de rentabilité.

Chez Dvlptacom, les signaux étaient clairs :

• pas de routine stable (“au fil de l’eau”),
• trop d’info dans la tête, dans WhatsApp, et dans des outils non reliés,
• aucun suivi du temps → impossible de savoir si les projets sont rentables,
• onboarding alternants et clients “à la volée”.

L’objectif du projet : professionnaliser l’exécution sans enlever l’ADN créatif.

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Objectifs

À partir des échanges (consultation + formulaire de démarrage + ateliers), on a cadré 5 objectifs clés :

1. Centraliser l’information (clients, projets, tâches, briefs, ressources) dans un seul espace.
2. Mettre en place une gestion des connaissances (SOP / playbooks) pour sortir de la dépendance à la mémoire.
3. Créer un cockpit de pilotage : visibilité sur priorités, charge, avancement, et blocages.
4. Structurer un CRM + parcours client (onboarding/offboarding) pour fiabiliser l’exécution.
5. Installer des automatisations utiles (rappels, relances, création d’espaces clients, synchronisations) afin de réduire le manuel.

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Points de douleur (avant)

1) Outils dispersés, adoption partielle

Notion était présent (notamment pour un espace client), ClickUp aussi, mais :

• templates testés sans adoption,
• info et décisions qui se perdent (WhatsApp),
• manque de liens entre les bases / pas de système global.

2) Pas de mesure du temps → pas de pilotage de rentabilité

Sans suivi du temps (par client / par type de tâche), difficile de :

• tenir des marges,
• anticiper la charge,
• décider quand recruter.

3) Transmission fragile (alternants / onboarding)

Onboarding “à la volée” et peu de SOP : à chaque nouvelle arrivée, on réexplique — et l’exécution dépend de quelques personnes.

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Notre solution

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1) Gestion des connaissances : sortir la connaissance de la tête

On a commencé par documenter les processus réels (pas un “process idéal”) via ateliers + enregistrements.

Objectif : créer des playbooks et SOP utilisables pour :

• la production (community management, contenus, tournages),
• le commercial (onboarding/offboarding, relances, pipeline),
• la collaboration (qui fait quoi, où, quand).

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2) Une maquette validée avant construction

Avant de construire, on a validé une maquette : structure des espaces, bases nécessaires, navigation, et règles d’usage.

Ça évite les “workspaces beaux” mais inutilisables.

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3) Un espace de travail centralisé + des espaces personnels

On a construit un cockpit d’agence :

• un tableau de bord global (priorités, projets, réunions, KPI),
• des vues par client / par personne / par statut,
• et des espaces personnels pour réduire la friction du quotidien (to-do, priorités, rendez-vous, notes).

L’idée n’était pas “plus d’outils”, mais moins d’aller‑retours.

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4) Un CRM sur-mesure + un parcours client duplicable

Dans les besoins exprimés, une attente forte ressort :

• automatiser l’onboarding dès qu’un client est “validé”,
• déclencher les tâches, le portail, les formulaires, et la coordination interne.

Nous avons donc structuré :

• le pipeline,
• les relances,
• et les déclencheurs liés au cycle de vie client (onboarding/offboarding).

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5) Automatisations (utiles, pas gadgets)

Le but : enlever les tâches répétitives et sécuriser l’exécution :

• rappels,
• création d’espaces clients,
• assignations,
• notifications (Slack / e‑mail selon contexte),
• connexions Make quand nécessaire.

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6) Formation + accès (pour l’adoption)

Le système ne sert à rien si l’équipe ne l’adopte pas.

On a terminé par :

• formation,
• tutoriels de pages,
• permissions propres (et optimisation des coûts quand pertinent).

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Résultats

• Clarté retrouvée : un espace unique pour suivre clients, tâches, réunions et ressources.
• Exécution fiabilisée : moins d’oublis, moins de dépendance à la mémoire/WhatsApp.
• Transmission facilitée : base de connaissances + structure duplicable pour intégrer alternants et nouveaux rôles.
• Pilotage possible : base pour suivre la charge et (surtout) commencer à mesurer la rentabilité via le temps passé.

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