La majorité des équipes ont un point commun : elles manquent de visibilité sur leur productivité. Que ce soit pour suivre des objectifs mensuels, mesurer l’avancement des projets ou simplement comptabiliser des tâches réalisées, Notion peut devenir un véritable dashboard d’indicateurs clés de performance. Et ce, sans aucun outil externe.
Dans cet article, on t’explique comment construire un système de suivi d’activité automatisé dans Notion, en partant simplement de tes bases de données et de quelques formules.
Pourquoi mettre en place un dashboard de KPI dans Notion ?
Prenons un exemple concret : un e-commerce avec plusieurs intégrateurs de fiches produits. Chaque semaine, leur manager devait recompter manuellement le nombre d’articles intégrés par chacun. Résultat : perte de temps, d’argent, et aucune vue d’ensemble sur les performances.
Nous avons mis en place un système de visualisation automatisée des KPIs, avec :
- Décompte automatique des tâches par personne
- Calcul du temps passé par projet
- Visualisation des tâches en retard ou à venir
- Suivi mensuel des objectifs
Étape 1 : Créer les deux bases fondamentales
Base 1 : Tâches KPI
Contient toutes les tâches rattachées à des projets. Propriétés recommandées :
- Projet lié (relation vers base « Projets KPI »)
- Responsable (type personne)
- Date de début / fin
- Échéance
- Time blocking (période planifiée d’exécution)
- Importance (I1 à I4)
- Statut
- Boutons « Start » et « End » pour enregistrer les heures
- Formules : Temps passé (en minutes), Urgence
Base 2 : Projets KPI
Regroupe les projets ou chantiers de l’équipe. Propriétés recommandées :
- Type (projet client, interne, partenaire…)
- Date de démarrage / fin
- Statut projet
- Agrégations depuis les tâches liées :
- Temps total passé
- Nombre de tâches du mois
- Nombre de tâches en retard
Étape 2 : Automatiser l’analyse via formules
1. Formule “Temps passé”
notionCopiarEditardateBetween(end, start, "minutes")
Permet de calculer la durée d’exécution de chaque tâche. À agréger ensuite dans la base Projets.
2. Formule “Urgence”
Utilise if ou ifs pour retourner des statuts comme :
- Tâche en retard
- Tâche urgente
- Tâche non urgente
- Tâche terminée
Conseil : toujours ordonner les conditions du plus restrictif au plus large pour éviter les erreurs logiques.
3. Agrégation dans la base Projet
Utilise sum ou length + filter pour :
- Comptabiliser les tâches en retard
- Suivre les tâches du mois en cours
- Additionner le temps total de production
Étape 3 : Affichage et visualisation
- Utilise la vue « Galerie » dans la base Projets.
- Masque le contenu, affiche uniquement les formules clés.
- Stylise les résultats avec
style()pour :- Mettre en valeur les indicateurs (gras, couleur, fond)
- Distinguer les projets en difficulté
Exemple :
style("Temps passé : " + format(floor(sum(...)/60)) + "h", "bold", "blue_background")
Bénéfices de ce système
- Gain de temps pour les managers : pas de reporting manuel.
- Suivi en temps réel : chaque mise à jour de tâche se répercute dans les KPIs.
- Visibilité d’équipe : tout le monde sait où il en est.
- Adaptable : le système peut évoluer avec les besoins (facturation, analyse par personne, etc.).
Conclusion
Notion permet de construire un système complet de pilotage d’activité sans quitter ton espace de travail. En combinant relations, formules et vues personnalisées, tu peux transformer un simple tableau de tâches en un tableau de bord dynamique et utile à toute l’équipe.
Tu veux gagner encore plus de temps ? On peut t’aider à mettre en place un système de KPI automatisé sur mesure.
