Structurer une agence en hyper‑croissance sans la ralentir.

Contexte

Archipel est une agence cofondée par Edouard et Mickaël, spécialisée en marketing payant (Google Ads, LinkedIn Ads). En quelques mois, l’équipe est passée de 2 à 8 personnes (avec une trajectoire vers 10–15).

Ils avaient déjà Notion, déjà une culture agile, et une offre qui évoluait vite (notamment l’ajout d’une compétence GEO — référencement dans ChatGPT/Claude).

Le risque, dans ce contexte, n’est pas “de ne pas être organisé” : c’est de se sur‑structurer trop tôt et de casser l’agilité qui fait la traction.

Le brief : professionnaliser l’exécution et la relation client, tout en gardant un système léger, maintenable et adoptable.

---

Objectifs

• Adapter le niveau de structuration au stade de maturité de l’agence (pas un monstre de process).
• Créer un cockpit pour piloter les clients actifs, les priorités et les prochaines actions.
• Mettre en place un portail client professionnel, partageable, qui renforce la crédibilité.
• Poser des bases de documentation / SOP pour faciliter l’onboarding et éviter la dépendance.
• Mettre quelques automatisations Notion utiles, sans automatisation lourde.

---

Points de douleur

• Notion existant “fonctionnel”, mais pas assez structuré pour scaler : trop d’infos dispersées, suivi des tâches irrégulier.
• Pas de cadre clair pour la gestion de projet (statuts, responsabilités, prochaines actions).
• Portail client difficile à partager proprement (donc expérience client moins pro).
• Manque de documentation / SOP : onboarding fragile, répétition des mêmes questions.
• Besoin de rester agile : les offres changent vite, donc le système doit supporter l’évolution sans “casser”.

---

Notre solution

---

Un espace de travail centralisé (sans sur‑process)

Au lieu de “refaire un Notion”, on a construit une structure qui apporte de la clarté immédiatement :

• un point d’entrée pour piloter l’activité,
• des bases reliées (réunions, tâches, ressources),
• et des règles simples pour maintenir la qualité dans le temps.

---

1) Gestion des connaissances : poser les fondations

Première brique : une base dédiée à la gestion de la connaissance, pour documenter ce qui doit être transmissible (et éviter que tout soit “dans la tête” ou dans Slack).

• Base : Gestion de la connaissance Archipel (wiki / base dédiée)
• Structure pensée pour être mise à jour facilement, et réutilisée par l’équipe

---

2) Une maquette validée avant de construire

On a produit une maquette représentative et détaillée de l’espace à construire : l’objectif est de valider la logique avant de produire (et éviter les allers‑retours interminables).

---

3) Cockpit + pilotage & opérations

Mise en place d’un cockpit permettant de suivre :

• clients actifs,
• priorités,
• prochaines actions,
• et une exécution plus lisible via des statuts simples.

---

4) Espaces personnels (adoption)

Pour que l’équipe adopte, on a ajouté des espaces personnels : chacun retrouve ses priorités, ses tâches, ses informations — sans devoir naviguer dans tout le workspace.

---

5) Portail client professionnel

Création d’un portail client partageable, conçu pour :

• donner de la visibilité,
• réduire les allers‑retours,
• et renforcer la crédibilité (un espace “pro”, pas un dossier Drive + des liens éparpillés).

---

6) Automatisations Notion (légères, utiles)

Le choix était assumé : des automatisations Notion simples (rappels, routines, transitions de statut), pour enlever les frictions qui coûtent cher — sans mettre en place une usine à gaz.

---

7) Formation + configurations d’accès

On a terminé par :

• la configuration des accès,
• une prise en main guidée,
• et les repères nécessaires pour rendre l’équipe autonome.

---

Résultats

• Un système clair pour piloter la croissance (clients actifs, priorités, prochaines actions).
• Une relation client plus pro grâce au portail partageable.
• Une base de connaissance qui réduit les répétitions et facilite l’onboarding.
• Un espace maintenable qui conserve l’agilité (pas de sur‑process, pas d’automatisation lourde).

---